Последние полтора года RealtimeBoard быстро растёт: в январе 2017 нас было 40  → 80 в декабре → на начало июня 2018 уже 103 в трёх офисах: Пермь, Лос-Анджелес, Амстердам.

В резком росте есть риск потерять качество продукта и продолбать внутреннюю культуру. Мы на это пойти не готовы. Поэтому одной из ключевых задач в начале года стало обновление процесса онбординга (=адаптации) новичков.

Где связь между ростом компании и онбордингом? Онбординг — инструмент сонастройки компании, команды и нового человека: качество обучения новых ребят, скорость их вхождения в роль и включения в общий контекст напрямую влияют на результаты компании. Если я и каждый из коллег вокруг действуем в рамках общей стратегии и руководствуемся общими принципами — жди крутых результатов. Если два сотрудника принимают решения на основании противоположных ценностей — жди фигни. Всё переплетено, йоу.

Ну и еще важно, хотя об этом мало говорят, что первый рабочий месяц — стресс не только для новичка, но и для команды, в которую он вышел. И нужно всем вокруг помочь справиться с этим стрессом.

Я был в команде, которая занималась обновлением процесса онбординга. За два месяца мы сделали и протестировали первую работающую версию, исправили баги и выпустили процесс из беты. Сейчас он работает в штатном режиме.

И хотя в процессе ещё много чего можно улучшить, а сам он требует ручного управления — уже получилось хорошо:

• — онбординг стал прозрачнее для новичков и тим-лидов,
• — процесс стал единым и помогает быстрее включать всех в общий контекст,
• — люди стали тратить меньше времени на подготовку к выходу новых сотрудников, при этом качество процесса не пострадало.

Хочу поделиться тем, что вышло. Возможно, найдёте подходящие вам инструменты или посоветуете что-то новое нам.

Первое письмо

За 1-2 недели до первого рабочего дня новичок получает письмо от компании. Его цель — подготовить человека к новой работе, но при этом не сильно его напрягать.

В письме — инструкция по подготовке к первому дню в компании:

• — какие документы сдать в бухгалтерию,
• — как получить пропуск в офис и на парковку,
• — пожелания по рабочей технике,
• — подготовка welcome letter,
• — ссылки на посты, статьи и видео о компании.

Кусок письма:

Девушки из рекрутинга собирают всю информацию с новичка и тим-лида, заводят задачу в Jira — и на её основании ребята в офисе готовят рабочее место.

Про welcome letter

У нас есть традиция — новички пишут письмо о себе и отправляют его всем в первую рабочую неделю. Это помогает больше узнать друг о друге, особенно людям из разных офисов. Все письма хранятся в базе знаний и их нетрудно найти.

Письма пишем на английском, потому что команда международная. Общепринятого формата нет, чтобы письма не превращались в перепись населения. Люди пишут о себе всё, что считают нужным. Обычно это рассказ про прошлый опыт работы, места рождения-проживания и хобби.

Традиция отличная, только вовлечь в неё «старичков» пока не получилось. Поэтому письма пока пишут только новенькие.

План онбординга. Как готовятся тим-лид и технический ментор

90% успеха онбординга — план, который заранее подготовили тим-лид и технический ментор (иногда это один и тот же человек). Чтобы каждая команда не придумывала велосипеда, мы сделали шаблон плана — это доска в realtimeboard.com.

Доска разбита на 3 месяца, каждый месяц — на недели, недели — на список задач и результатов. Задачи — это всё, что важно изучить/решить/сделать. Результаты — what success looks like, то есть как мы поймём, что конкретная неделя прошла успешно. У каждой задачи есть ответственный, чтобы новичок знал к кому обращаться за экспертизой.

Есть задачи, общие для любых команд в компании (чек-лист первого дня, кто есть кто в компании, culture code etc) — они автоматически попадают в план любого новичка. Есть задачи индивидуальные для каждой команды и роли — их продумывают тим-лид с ментором. На подготовку плана уходит в среднем 2-4 часа.

Пример плана первой недели (задачи реальные, план выдуманный)

Важная часть — итоговые результаты онбординга. По сути, это ожидания от новичка через 3 месяца. Их проговаривают в первую неделю, это сильно упрощает движение вперёд. Желательно, чтобы результаты можно было измерить, хотя это не всегда возможно.

Доска сохранена в виде teamplate, поэтому тим-лид при подготовке просто создаёт новую доску из шаблона. Командам, к которым выходит не первый новый человек, ещё проще — они могут скопировать прошлый план и доработать его при необходимости.

У плана онбординга классная история: он собран из разных досок разных команд, которые самостоятельно придумывали его для своих новичков. Идею сделать фреймы с месяцами и неделями и добавить в них задачи и результаты придумали Антон и Рома, тим-лиды QA-гильдии; фреймы со списком полезных ресурсов про SaaS — Стивен, руководитель Customer Success. Короче, мы собрали наработки коллег, добавили недостающие части, и во всём этом гораздо больше ценности и драйва, чем если бы мы начали придумывать это всё с нуля из вакуума.

Первый день

В первый день новичка встречает в офисе рекрутинг-менеджер, проводит экскурсию по офису, коротко знакомит с командами, немного рассказывает про нашу культуру и ценности, дарит рабочий блокнот с одной из наших ценностей.

Следующий шаг — настройка рабочего места. Раньше новичку с этим помогали рекрутинг-менеджеры, которые настраивали вместе с ним в четыре руки все базовые программы. Это было не совсем ок: новичкам было некомфортно, т. к. они не могли работать в своём темпе, а для менеджеров это была непрофильная задача, которая занимала треть рабочего дня.

В итоге мы всё немного автоматизировали, сделав first day check-list в виде списка Что надо сделать и ссылок на инструкции. Теперь новые ребята самостоятельно в течение нескольких часов настраивают корпоративные профили в slack и почте, изучают политику безопасности и сдают по ней тест, знакомятся с общими правилами работы и т. д. Чек-лист есть в русской и английской версиях.

После того как базовые вещи настроены, новичок с тим-лидом обсуждают онбординг план и начинают по нему двигаться. Для того чтобы сохранять нужный ритм, они регулярно раз в 1-2 недели проводят встречи 1:1 и обсуждают прогресс, сложности и успехи. Дополнительно мы создаём в slack закрытый чат на всех, отвечающих за онбординг: тим-лиды, ментор, рекрутинг-менеджер. В нём обсуждаем процесс и результаты, решаем возможные сложности и предлагаем идеи, как сделать онбординг лучше.

Ещё в первые дни тим-лид представляет нового сотрудника всей компании: в slack и физически в офисе. Стараемся организовать общий обед всей команды, чтобы познакомиться в неформальной обстановке.

Про культуру и ценности

Основной фокус онбординга в первые месяцы конечно направлен на профессиональные навыки и изучение процессов в команде. Но помимо этого есть вещи, связанные с культурой:

• — на ежемесячных встречах рассказываем новеньким о Culture Code: обсуждаем каждую ценность и историю её появления, ищем подтверждения ценностям в работе. Про доверие, культуру и ценности в RealtimeBoard написала отличную статью наш Head of Product.
• — раз в квартал Андрей Хусид, CEO, встречается со всеми новичками и рассказывает про историю компании и продукта, про ценности, нашу стратегию и вообще о том, почему мы здесь и чего хотим добиться.

Анкета обратной связи

Через 3 месяца собираем обратную связь от коллег, чтобы подвести итоги адаптации. Рекрутинг-менеджер отправляет анкету всем, с кем взаимодействовал новичок. В анкете есть вопросы о том, как в целом воспринимается новый человек в команде (комфортно ли общаться, какие сильные стороны и т. д.), и есть вопросы про взаимодействие по рабочим задачам.

Рекрутинг-менеджер и тим-лид анализируют анкету, собирают в отдельный документ обобщенную обратную связь, с анонимными цитатами из ответов, которые являются показательными. Обсуждают результаты с новичком и составляют план на следующие месяцы.

Формально, процесс адаптации на этом заканчивается и начинается суровые будни взрослая жизнь.