Кухня IT-Agency. Зачем нужны планёрки по проектам

Это первая из серии заметок о работе в IT-Agency с точки зрения джедая. Приоткрою двери внутренней кухни.

Начну с планёрок по понедельникам. Просто потому что в них участвуют все.

Организация планёрок

В понедельник все команды проектов проводят планёрки. На них обсуждают текущие показатели и планируют задачи на неделю.

Планёрку ведёт джедай. Он отчитывается перед менеджером. Иногда к джедаю и менеджеру присоединяются специалисты для обсуждения конкретных задач: дизайнеры, сеошники, программисты, разработчики.

У каждого проекта своё время начала планёрки. Раньше обеда, как правило, не начинают, чтобы у джедая было время подготовиться. Общение идёт по видео через скайп или хэнгаут, потому что команды распределённые. Длится в среднем 40-90 минут. Может растянуться и на 4-5 часов, если проект сложный, а команда большая.

Для чего нужна планёрка

Задача планёрки — держать проект под контролем и развивать его. Это значит видеть всю ситуацию по проекту и знать, что делать для достижения целевых показателей.

Видеть всё, что происходит на проекте, помогает отчётность. Это сводные таблицы в Excel с данными по всем этапам воронки клиента от первого контакта до продаж. (Про устройство отчётности IT-Agency будет отдельный пост.)

Перед планёркой джедай тщательно анализирует показатели: от общего к частному, от продуктов и городов до рекламных кампаний. Нужно контролировать, что происходит сейчас и одновременно видеть, куда всё движется Для этого важно искать изменения, аномалии и новые тренды. Серебряной пули нет, приходится много копаться в данных.

Результат анализа — список гипотез «что и почему изменилось». Вооружившись гипотезами и открыв стратегию проекта, джедай составляет список задач на неделю. Как говорит мой коллега Захар, «перед менеджером, компанией и Богом за проект отвечает джедай». Поэтому он, а не менеджер должен генерировать новые идеи и планировать задачи. Стратегия и остальная команда помогают ему не упустить важное и не уйти в рутину. (О стратегии будет отдельный пост)

Проведение планёрки

Джедай проанализировал отчёт, изучил изменения и аномалии, составил список гипотез и план работ. Остаётся самое приятное — рассказать об этом команде.

Около 60% времени планёрки уходит на обсуждение показателей и гипотез. Еще 20% на разбор сделанных задач и 20% на недельное планирование.

Важно помнить, что планёрка — не дружеские посиделки, а переговоры. Мнения джедая и менеджера могут не совпадать. Джедай должен уметь аргументированно защищать гипотезы, доказывать необходимость новых задач и количество ресурсов на их выполнение. Главное оружие переговоров — спокойствие и уверенность в себе. Для этого к каждой планёрке нужно тщательно готовиться и знать всё о проекте.

Письмо по эффективности

После планёрки джедай отправляет менеджеру письмо с показателями и договорённостями.

Письмо помогает получателю представить всю картину по проекту. Его задача — показать заинтересованным лицам со стороны агентства и клиента, что проект под контролем.

Пример письма по эффективности IT-Agency

Содержание письма может меняться от проекта к проекту, но обычно состоит из следующих пунктов:

  • ключевые показатели текстом или в виде скриншота отчёта;
  • несколько срезов с бюджетом, главными интернет-метриками и финансовыми показателями: например, общие результаты, весь Яндекс, весь Google, всё SEO;
  • ссылка на онлайн-отчёт с логином и паролем для доступа;
  • остаток средств на рекламных аккаунтах, чтобы знать на сколько дней работы осталось бюджета;
  • план-факт по задачам с чёткой формулировкой («сделали», а не «делали») и ссылкой на результаты.

Когда планёрка проведена и письмо отправлено — у джедая остаётся время до вечера пятницы, чтобы выполнить обещанное.

2 комментария
Вера Прыткова

Возможно, я не совсем поняла.
У менеджера 2-3 проекта. У джедая — 3-5. На каждый проект в среднем час-полтора, а, бывает, и 4-5 часов.
Каждый понедельник почти полностью посвящен планеркам, верно?
Джедаи успевают обсудить все проекты?

Шабалин Серёга

Вера, привет. Количество проектов у всех разное: у джедая и менеджера по 1-2, у ведущих по 3-5. Понедельник действительно почти весь посвящен планеркам. Некоторые переносят на вторник. Средняя длительность планёрки — час, поэтому обсудить даже 3-5 проектов за понедельник реально. Затяжные планёрки по несколько чаосв — редкость.

Вера Прыткова

И еще момент: жаль, что скрин нельзя увеличить :)

Ваш комментарий
адрес не будет опубликован

ХТМЛ не работает

Ctrl + Enter
Популярное