Задача может состоят из нескольких этапов, за каждый из которых отвечают разные люди.

Менеджер поставил мне несрочную задачку от клиента «Нарисовать для страницы новый блок Контакты» → Я поставил задачу дизайнеру → дизайнер нарисовал → мы вместе докрутили результат через несколько итераций → я отправил письмо менеджеру → у менеджера нет времени, чтобы согласовать изменение с клиентом.

Я потратил свои ресурсы, дизайнер потратил свои ресурсы, менеджер потратил свои ресурсы на постановку задачи — а задача всё равно не сделана.

Что делать?

Проблема не в отсутствии у менеджера времени или мозга. Он всё понимает, но у него нет мотивации для завершения задачи. Для меня эта задача важна, для него — нет, потому что она несрочная, кардинально не влияет на эффективность маркетинга (хоть не факт, но мы не проверяли), да и клиент не пушит. В итоге, такая задача может висеть неделями.

Пусть висит, конечно, раз она несрочная и не самая важная. С другой стороны, мы вложили в неё усилия, она может повлиять на результат, а пока мы не проверим — не узнаем. Это как гештальт — его надо закрывать.

Я пытался по-разному действовать в подобных ситуациях. Все способы провалились.

Поставить искусственный срок. Если срок задачи не привязан к конкретному событию — акция, запуск нового продукта, 8 марта, — значит он может бесконечно растягиваться. Если у задачи изначально не было срока — это вообще провал. Говорить менеджеру «Сделай, потому что задачу надо наконец доделать» — не аргумент, у каждого из нас сегодня есть ещё десять таких задач;

Продавить задачу. Если задачу нужно продавливать, значит на начальном этапе команда не поняла её необходимость. Нельзя постоянно продавливат задачи: либо люди перестанут сопротивляться и начнут просто делать, а это всегда негативно влияет на качество, либо начнут бунтовать. А ещё не все умеют продавливать.

Задолбать напоминаниями. Можно каждый день говорить/писать менежеру, что задачу надо сделать. Этот метод иногда срабатывает. Например, он проявит сверхусилия,отложит текущие задачи и сдаст задачу клиенту. Но в 9 случаях из 10 так не случится, потому что проявлять сверхусилия никто не любит. А ещё напоминания работают, когда человек о задаче забыл, но в нашей ситуации он не забыл, а поставил ей низкий приоритет;

Делегировать. Отдать задачу свободному менеджеру. Если бы это было возможно — задача давно была бы сделана. Но, как правило, в компании не хватает людей, у людей не хватает времени. Делегировать некому.

Не делать задачу. Так нужно делать, когда в процессе вы поняли, что идёте не туда. Но если вы знаете, что идёте туда — нельзя останавливаться и опускать руки. Это обесценивает работу всех, кто трудился над задачей.

Надо взять ответственность за результат на себя

Почему мы долго не можем взяться за задачу? Потому что она кажется большой, сложной, скучной, долгой, неважной. Капитанский рабочий метод — разбить сложную задачу на простые подзадачи. Раньше я использовал его только в отношении своих задач, а оказывается — можно и с чужими так делать.

1. Берёте ответственность на себя.
2. Сделайте то, чего вы ждёте от тормозящего задачу человека. Менеджер не успевает написать письмо — напишите за него; дизайнер не успевает нарисовать макет — нарисуйте макет на бумаге.
3. Отправьте результат на проверку человеку.
4. Он внесёт правки и доделает задачу.

Почему это работает

Сделав черновик, вы делаете для человека из сложной задачи — почти приятную. Теперь ему не надо вчитываться, вдумываться и готовиться. Только проверить и внести правки (все любят проверять и вносить правки в чужие документы). Проверять и править легче, чем делать с нуля. Это быстрее, потому что можно накинуть мысли на готовый шаблон.

+50 к скорости, если вы обсудите правки голосом, сами их внесёте и отправите менеджеру готовый чистовик.

В IT-Agency мы таким методом проектировали страницы. Начинает работу над макетом страницы не дизайнер, а постановщик задачи — джедай или менеджер. Он пишет текстовый прототип, в которомпоследовательно описывает все элементы будущего дизайна. Может нарисовать дизайн от руки или накидать элементы скриншотами с других сайтов. После этого задачу берёт дизайнер. Это ускоряет процесс, облегчает задачу дизайнеру и уменьшает количество правок, потому что все работают в едином контексте.

Зачем делать чужую работу

Делать чужую работу регулярно — неправильно. Системная проблема требует свистать всех на верх и совместно искать решения: учиться правильно ставить задачи, разработать систему приоритетов, снизить нагрузку на команду (лол-кек).

Но если задачи подвисают редко, то можно пожертвовать гордостью и временем и сделать их за других. Задача будет сделана, а вы получите новый опыт. И команде помогли, и сами профессионально проапгрейдились.